Xelix study shows companies losing 0.35% of annual spend to financial leakage, but AI-powered controls can turn AP teams into profit protectors

LONDON, March 12, 2026 /PRNewswire/ --Big businesses in the UK and US are losing as much as $53 billion (£39 billion) each year to "financial leakage". This represents a massive opportunity to reclaim lost profits. This is the key finding from Xelix - a leading agentic AI software for Finance teams - new report 'Financial leakage: The $53bn opportunity for Accounts Payable teams'.

These losses stem from duplicate invoices, invoicing errors, missed credit notes and fraud. While many companies have accepted them as an unavoidable cost of doing business, they are entirely preventable.

Paul Roiter, CEO at Xelix, said: "Most companies know they have a financial leakage problem, but they consistently underestimate the scale. Businesses are leaking as much as 0.35% of their annual spend - that's $3.5 million for every $1 billion spent. The good news? It's entirely avoidable, and leading AP teams are already turning this challenge into an opportunity."

According to Xelix's report, common forms of financial leakage include:

• Duplicate payments: Paying the same invoice more than once
• Invoicing errors: Omitting discounts or applying the wrong taxes
• Missing credit notes: Often not captured from supplier statements
• Outright fraud: Deliberate deception by suppliers, employees or criminals

Beyond direct financial losses, leakage undermines team morale as AP staff spend days firefighting exceptions and fielding calls from frustrated vendors. Payment errors damage supplier relationships, while AP's credibility with leadership erodes as executives see margin leakage they can't fully quantify.

The most at-risk industries are listed below.

Financial leakage affects some industries more than others due to their business models.

• Manufacturing and packaging: Elaborate, fast-moving supply chains create more opportunities for duplicate payments
• Healthcare and hospital operators: Complex procurement needs—from high-value capital equipment to high-volume consumables—increase duplicate payment risk
• Pharmaceuticals: Global specialised supplier networks give way to accidental incorrect tax treatments
• Energy and utilities: Complex arrangements from regulated heavy-asset projects to high-volume emergencies drive invoice errors
• Retailers and consumer goods: Multiple discount and rebate arrangements with hundreds of suppliers mean credit notes easily go missing

The report highlights why existing AP controls are failing to prevent leakage:

• Rules-based controls: Including enterprise resource planning (ERP) systems—routinely miss near-duplicates and cannot learn from past mistakes
• Recovery audits: An expensive, reactive approach charging fees of 15-25% of funds recovered, often addressing only a fraction of potential losses
• Manual workflows and supplier reconciliation: Time-consuming processes that typically cover just 10-15% of suppliers, missing many errors and unused credit notes
• Makeshift processes: Emails and spreadsheets that are vulnerable to human error

Paul Roiter continues: "We're calling time on recovery audits. They don't solve financial leakage. They usually only address a small proportion of potential losses. Not to mention, they're expensive, and they don't stop the leakage from happening. It's far better to prevent leaks before the money leaves the building."

The report shows that forward-looking AP organisations are embracing a fundamental shift: from reactive recovery to proactive prevention. AI-powered automation prevents errors before payment, enabling teams to audit 100% of transactions and save $3.5 million per $1 billion in spend.

Download the full report here.

NOTES TO EDITORS:

Calculating financial leakage:

The $53 billion estimate in the report is derived by applying Xelix's internal customer benchmarks to the broader market of eligible businesses. Our analysis is based on real-world data from 481 million invoices processed through the Xelix platform through the end of 2025, examining typical rates of duplicate invoices and missing credit notes as a percentage of spend, and invoice errors as a percentage of invoice volume—both historically and after implementing Xelix controls. We've applied these observed leakage rates across the estimated population of businesses in the UK and US turning over more than $130 million (£100 million) and receiving more than 250,000 invoices annually. This represents a conservative assessment of preventable financial leakage in this market segment. While based on extensive real-world data from our customers, actual leakage rates may vary by industry, company size and AP maturity.

About Xelix

Since 2018, Xelix has pioneered AP audit and controls. The AI-powered platform easily bolts onto existing ERP and finance systems to detect payment errors and fraud, automate supplier statement reconciliations and streamline AP Helpdesk operations. Xelix is trusted by global enterprises, to help finance teams reduce risk, unlock cost savings and drive greater efficiency across AP.

Logo: https://mma.prnewswire.com/media/2931741/Xelix_Logo.jpg

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Zalando hat für das Geschäftsjahr 2025 deutlich verbesserte Kennzahlen vorgelegt und setzt zugleich ein starkes Signal an den Kapitalmarkt: Der Berliner Online-Modehändler steigerte den Konzernumsatz um 16,8 % auf 12,3 Milliarden Euro, das bereinigte EBIT legte um 15,6 % auf 591 Millionen Euro zu. Der Kurs reagierte spürbar: Nach der Zahlenvorlage legte die im DAX notierte Aktie kräftig zu und machte einen Teil der vorangegangenen Verluste wett. Auf Wochensicht verteuerte sich das Papier um rund 12 %, auf Monatssicht ergibt sich ein Plus im niedrigen einstelligen Prozentbereich, auch wenn die Bilanz seit Jahresbeginn weiterhin negativ bleibt.

Getrieben wird die Entwicklung vor allem durch Zalandos strategischen Fokus auf Daten und Künstliche Intelligenz. Das Unternehmen nutzt KI über die gesamte Daten- und Infrastrukturplattform hinweg und positioniert sich als Vorreiter für die nächste Generation des sogenannten agentic commerce in Europa. Im B2C-Geschäft zahlt sich insbesondere der Multi-App-Ansatz aus: Das Bruttowarenvolumen stieg auf 17,6 Milliarden Euro, das bereinigte EBIT in diesem Segment kletterte auf 536 Millionen Euro. Die Zahl der aktiven Kundinnen und Kunden erreichte mit 62 Millionen einen neuen Rekordwert, was auf eine weiter steigende Reichweite der Plattform hindeutet.

Auch im B2B-Bereich läuft das Geschäft deutlich besser. Zalando meldet einen Umsatzanstieg um 14,6 % auf 1,1 Milliarden Euro, das bereinigte EBIT hat sich mehr als verdoppelt. Die Softwareeinheit SCAYLE expandiert in die USA und konnte dort einen bedeutenden Auftrag für das globale Direktvertriebsgeschäft von Levi's® gewinnen. Zusätzlichen Rückenwind verspricht sich der Konzern von der Integration des übernommenen Modehändlers ABOUT YOU: Die ursprünglich bis 2029 erwarteten jährlichen Synergien von 100 Millionen Euro sollen nun bereits 2028 realisiert werden. Für 2026 stellt das Management eine weitere Beschleunigung und anhaltend profitables Wachstum in Aussicht und sieht das Unternehmen damit auf Kurs zu seinen mittelfristigen Zielen bis 2028.

Vor diesem Hintergrund kündigte Zalando ein Aktienrückkaufprogramm im Volumen von bis zu 300 Millionen Euro an. Damit will der Konzern überschüssiges Kapital an die Anteilseigner zurückführen und unterstreicht zugleich sein Vertrauen in die eigene Fähigkeit zur Margenausweitung und nachhaltigen Cash-Generierung. An der Börse kam die Ankündigung gut an: Die Marktkapitalisierung liegt bei rund 5,7 Milliarden Euro, basierend auf etwa 264 Millionen ausstehenden Aktien. Analysten und Anleger beobachten nun, inwieweit die Kombination aus KI-Investitionen, internationalem Ausbau des B2B-Geschäfts und konsequenter Kapitalallokation die bisherige Kursvolatilität reduzieren und den Wert des Unternehmens langfristig stützen kann.

Überschattet werden die starken Zahlen jedoch von der Entscheidung, das große Logistikzentrum in Erfurt zum Ende September zu schließen. Der Thüringer Standort, der seit Jahren ein wichtiger Baustein im europäischen Logistiknetzwerk von Zalando war, steht damit vor dem Aus. Die Schließung sorgt regional für Kritik und wirft Fragen nach den sozialen und strukturellen Folgen für Beschäftigte und Standort auf. Für Zalando ist der Schritt Teil einer umfassenden Neuaufstellung der operativen Infrastruktur, bei der Effizienzgewinne und die zunehmende Automatisierung im Logistikbereich eine zentrale Rolle spielen dürften. Wie sich der Umbau konkret auf Kostenstruktur, Servicequalität und öffentliche Wahrnehmung auswirkt, bleibt eine der zentralen Fragen für die kommenden Jahre.